Potwierdzenie podpisu u notariusza – Warszawa

Do obowiązków notariusza poza sporządzaniem aktów notarialnych należy poświadczenie podpisu złożonego przez osobę fizyczną na dokumencie. Potwierdzenie notarialne nie jest nowością w przepisanych prawnych. Liczne przepisy prawa cywilnego przewidują konieczność poświadczania podpisu przy dokonywaniu konkretnych czynności prawnych. Poniżej przedstawiamy najważniejsze problemy związane z poświadczeniem notarialnym oraz odpowiadamy, jak wygląda potwierdzenie podpisu u notariusza w naszej kancelarii w Warszawie.

Czym dokładnie jest notarialne poświadczanie podpisu?

Niektóre czynności wymagają dla swojej ważności zachowania formy pisemnej z podpisem poświadczonym notarialnie. Taka sytuacja może mieć miejsce, chociażby w przypadku umowy zbycia udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, czy umowy zbycia przedsiębiorstwa.

Podpis ma doniosłe znaczenie dla wszelkiego rodzaju czynności prawnych dokonywanych w formie pisemnej. Zgodnie z art. 78 Kodeksu cywilnego jest on elementem niezbędnym na każdym dokumencie, który obejmuje treść oświadczenia woli.

Poświadczenie notarialne stanowi szczególną formę czynności prawnej, która ma za zadanie nadanie podpisowi klienta charakteru urzędowego, a więc potwierdzenia, że podpis na konkretnym dokumencie został złożony przez konkretną osobę.

Podpis poświadczony występuje między innymi w:

  • art. 75 Kodeksu cywilnego wymagającym poświadczonych podpisów na umowach zbycia, wydzierżawienia przedsiębiorstwa lub dotyczących ustanowienia na nim użytkowania,

  • art. 31 ustawy z dnia 6 lipca 1982 roku o księgach wieczystych oraz hipotece, wskazującym na to, że podstawą dokonania wpisu w księdze wieczystej może być dokument z podpisem poświadczonym notarialnie, chyba że przepisy stanowią inaczej,

  • art. 180 Kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym potwierdzenie podpisu u notariusza jest wymagane na umowach dotyczących zbycia udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością,

  • art. 26, 74, 168, 277 oraz 321 Kodeksu spółek handlowych wymagających złożenia do Sądu Rejestrowego notarialnie poświadczonych wzorów podpisów odpowiednio osób uprawnionych do reprezentowania spółki, członków zarządu oraz likwidatorów.

Na czym polega potwierdzenie podpisu u notariusza?

Czynność ta polega na złożeniu podpisu w obecności notariusza. Do przeprowadzenia czynności niezbędne jest okazanie przez klienta dowodu osobistego lub paszportu.

Nie ma możliwości zaocznego, korespondencyjnego lub telefonicznego poświadczenia notarialnego własnoręczności podpisu.

Ważne informacje dotyczące poświadczenia podpisu:

  • podpis musi zostać złożony lub uznany za własnoręczny w obecności notariusza (jak wyżej wspomniano, polskie przepisy prawne nie dopuszczają wykonania tej procedury mailowo, telefonicznie, poprzez wiadomość SMS itp.),

  • podpis musi być własnoręczny – a więc sporządzony bezpośrednio przez klienta trwałym środkiem pisarskim, najlepiej długopisem (notariusz nie powinien dopuścić do sytuacji, w której podpis zostanie złożony ołówkiem, kredką, długopisem zmywalnym lub piórem  wiecznym, które może blaknąć np. pod wpływem intensywnego promieniowania słonecznego czy działania wilgoci),

  • dokument, na którym jest poświadczany podpis, musi zostać sporządzony w sposób, który uniemożliwi zmianę lub usunięcie treści (formularz musi być szczegółowo wypełniony we wszystkich wskazanych polach i jak wyżej – nie może być opisany ołówkiem, kredkami itp.),

  • wszystkie nawet najdrobniejsze zmiany czy skreślenia na dokumencie, pod którym poświadczony jest podpis notariusza, powinny zostać omówione w klauzuli poświadczeniowej.

Czym jest i co zawiera klauzula poświadczeniowa?

Po złożeniu podpisu notariusz doszywa do dokumentu tzw. klauzulę poświadczeniową – z momentem jej nadania podpis zyskuje charakter urzędowy, jednak sama treść dokumentu zachowuje swój prywatny charakter (nie staje się aktem notarialnym).

Klauzula taka zawiera takie informacje jak:

  • data i miejsce sporządzenia poświadczenia notarialnego (np. Kancelaria Notarialna Martyna Fryda, Plac Bankowy 4 lok. 61, Warszawa),

  • dokładny czas sporządzenia poświadczenia (godzinę oraz minutę),

  • oznaczenie notariusza i kancelarii notarialnej,

  • dane osobowe osoby składającej podpis (imię lub imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL, miejsce zamieszkania, numer i data ważności dokumentu tożsamości),

  • podpis i pieczęć notariusza.

Klauzula poświadczeniowa daje nam pewność co do tego, że podpis jest autentyczny, a dokument, na którym został złożony, istniał w dniu wykonania poświadczenia notarialnego (tzw. pewna data).

Kiedy wymagane jest potwierdzenie podpisu u notariusza?

Istnieje wiele sytuacji, kiedy wymagane jest poświadczenie notarialne. Należą do nich, chociażby:

  • ustalanie pełnomocnictwa do czynności prawnych (np. takich jak reprezentacja przed urzędami, odbiór poczty),

  • zawieranie umów sprzedaży nieruchomości,

  • przy umowach zbycia przedsiębiorstwa (takich, w których skład nie wchodzą nieruchomości),

  • przy różnego rodzaju oświadczeniach, w szczególności tych o charakterze majątkowym oraz przy zeznaniach świadków.

Poświadczenie notarialne może być też składane z różnych przyczyn na dokumentach prywatnych zawierających oświadczenia zarówno o charakterze majątkowym, jak i niemajątkowym. Warto w tym miejscu podkreślić, że notariusz, który wydaje poświadczenie, w żaden sposób nie jest zobligowany do analizowania podpisywanej treści pod kątem przepisów prawnych.

Czy notariusz może odmówić poświadczenia podpisu?

Niestety może zdarzyć się, że notariusz omówi klientowi poświadczenia podpisu. Poniżej prezentujemy kilka przykładowych sytuacji, kiedy nie jest możliwe potwierdzenie podpisu u notariusza:

  • pełnomocnictwo do zawarcia umowy deweloperskiej (byłoby nieważne),

  • oświadczenie o zrzeczeniu się dożywotnio alimentów na rzecz małoletnich dzieci (orzeczenie mogłoby nie wywołać skutków prawnych, a co więcej mogłoby zostać dokonane z pokrzywdzeniem małoletnich – w takiej sytuacji konieczne jest posiadanie zgody wydanej przez sąd opiekuńczy),

  • sprzedaż udziałów w niezarejestrowanej jeszcze spółce KRS z ograniczoną odpowiedzialnością (umowa sprzedaży w takim przypadku nie była ważna, gdyż nie można rozporządzać udziałami w spółce KRS, która nie została jeszcze poddana procedurze rejestracji).

Potwierdzenie podpisu u notariusza – ile kosztuje?

Poświadczenie notarialne zgodnie z obowiązującymi przepisami podlega następującym opłatom:

  • na dokumentach, jeśli przedmiot został oznaczony sumą pieniężną – 1/10 maksymalnej stawki, jaka należy się w sytuacji, gdyby dokument został sporządzony jako akt notarialny, jednak kwota nie powinna być wyższa niż 300 zł (+ 23% VAT),

  • na pełnomocnictwach i innych dokumentach – 20 zł (+ 23% VAT).

Co w sytuacji, kiedy w okolicy nie ma kancelarii notarialnej?

W przypadku braku dostępu do notariusza istnieje możliwość ewentualnego upoważnienia organów samorządu terytorialnego lub banków w drodze rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości. Dotyczy to głównie tych miejscowości, w których nie ma kancelarii notarialnych uprawnionych do przygotowywania niektórych poświadczeń dokonywanych normalnie przez notariuszy. Dlatego do przeprowadzenia poświadczenia w drodze wyjątku może zostać upoważniony wójt, burmistrz lub prezydent miasta.

O czym pamiętać, wybierając się na potwierdzenie podpisu u notariusza?

Wybierając się na spotkanie z notariuszem w naszej kancelarii w Warszawie, w celu uzyskania poświadczenia notarialnego należy zabrać ze sobą dowód osobisty lub paszport, który będzie stanowił potwierdzenie tożsamości.

Przed przystąpieniem do czynności potwierdzenia podpisu notariusze w naszej kancelarii:

  • weryfikują tożsamość strony,

  • przekazują najważniejsze informacje dotyczące charakteru oraz skutków poświadczenia (jeżeli wymaga tego czynność),

  • upewniają się, że strona nie pozostaje w nieświadomości co do skutków dokonywanej czynności,

  • sprawdzają, czy dokonywana czynność jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawnymi.

Każde poświadczenie notarialne przeprowadzane w naszej kancelarii jest opatrywane klauzulą poświadczeniową.